Afficher et mettre à jour les coordonnées des répondants dans un questionnaire

Illustration d'une jeune femme écrivant sur un ordinateur© Andrea Piacquadio (Pexels)

Comment afficher et permettre la mise à jour des coordonnées des répondants dans un questionnaire, y compris dans le cas d’une diffusion mixte ? Découvrez cette utilisation avancée des fonctionnalités de questionnaire-pro.

Il peut être intéressant dans certains questionnaires d’enquête de pouvoir afficher des informations connues par ailleurs sur les répondants et de leur permettre de les rectifier ou de les compléter, typiquement des coordonnées (nom, adresse, téléphone, etc.). Mais comment procéder ?

La difficulté grandit si le questionnaire est diffusé sur plusieurs canaux différents. Si l’enquête est diffusée à la fois via son lien générique (le répondant n’est pas identifié) et via des invitations par e-mail (le répondant est identifié), on parle de diffusion mixte.

Dans cet article, je présente le mode opératoire pour l’adresse mail car c’est la demande exprimée le plus fréquemment par nos clients. La solution fonctionne de la même façon pour toute autre donnée.

La procédure détaillée ci-après repose sur l’utilisation de la plateforme questionnaire-pro, de son module intégré de gestion des invitations et de la souscription d’une Formule 365 jours. L’accès à la question de qualification est en effet réservé aux comptes annuels.

questionnaire-pro, logiciel d'enquêtes édité par Questio
Nombreux types de questions pour s’adapter à tous les besoins de recueil de réponses par questionnaire

L’import dans le questionnaire des informations déjà connues sur le répondant (ici l’adresse mail) est géré grâce à la question de qualification. Si la diffusion de l’enquête est mixte, on doit ajouter au fichier un champ servant de test et appliquer des filtres pour afficher :

  • soit une question qui présente l’adresse mail connue et propose facultativement de la mettre à jour (réponse via le lien individualisé de l’invitation)
  • soit une question obligatoire pour recueillir l’adresse mail (réponse via le lien générique)

Un pré-requis : utiliser le module de gestion des invitations

Pour utiliser la question de qualification qui permet d’importer une information extérieure à l’enquête (l’adresse mail dans le cas présenté ici), il faut passer par le module de gestion des invitations de questionnaire-pro. Et commencer par télécharger une liste d’invitations via le menu Outils.

Cette étape est indispensable pour identifier la ou les données (ici l’adresse mail du répondant) :

  • à importer dans le questionnaire grâce à la question de qualification
  • à afficher en lien dynamique dans le texte d’une autre question du même questionnaire

Je rappelle ici que le module de gestion des invitations de questionnaire-pro prévoit la possibilité de compléter le fichier des destinataires (nom, prénom, email) avec des données complémentaires permettant de qualifier le répondant (5 colonnes supplémentaires maxi).

Dans le cas présent, on utilise une des variables de qualification pour stocker l’adresse mail du contact :

Exemple de fichier avec copie de l'e-mail en variable de qualification
Exemple de fichier avec copie de l’e-mail en variable de qualification

Mise en œuvre de la question de qualification pour afficher l’e-mail

Voyons dans un premier temps le cas des destinataires identifiés recevant une invitation à répondre par e-mail.

Deux questions doivent être ajoutées au questionnaire, une pour récupérer l’adresse mail venant du fichier des destinataires, l’autre pour afficher l’adresse mail et la mettre à jour le cas échéant.

1. Pour récupérer l’adresse mail venant du fichier des destinataires

Comme vu précédemment, on importe l’adresse mail dans le questionnaire grâce à l’ajout d’une question de qualification. Une seule précaution à prendre : insérer cette question de qualification avant la ou les questions qui vont utiliser la donnée concernée.

Dans le cas de l’adresse mail, voici comment elle se présente dans l’interface de programmation du questionnaire :

Illustration du paramétrage d’une question de qualification pour récupérer l’e-mail
Paramétrage d’une question de qualification pour importer l’adresse mail

Il est important de noter que cette question n’est jamais présentée au répondant, c’est une question cachée du questionnaire.

Consulter l’aide en ligne de questionnaire-pro sur la question de qualification

2. Pour afficher l’adresse mail et la mettre à jour le cas échéant

Selon la nature des données concernées, plusieurs types de questions peuvent être utilisés, la question formatée étant la plus adaptée pour le recueil de coordonnées.

Illustration du rendu de la question qui affiche l'e-mail et permet sa mise à jour
Exemple de rendu de la question de mise à jour de l’adresse mail

En savoir plus sur le recueil de coordonnées avec la question formatée

Pour les enquêtes diffusées sur invitations uniquement, ces deux questions suffisent. Si la diffusion est mixte, c’est-à-dire qu’il est également possible de répondre à l’enquête via le lien d’accès générique, alors un dispositif complémentaire doit être mis en place pour tester si l’adresse mail est connue ou non et la collecter si elle ne l’est pas.


Ajout d’un test pour appliquer des filtres en cas de diffusion mixte

Pour collecter l’adresse mail dans le cas où la personne répond via le lien générique de l’enquête, il faut une deuxième version de la question, formulée différemment, comme ceci par exemple :

Illustration de la question destinée à recueillir l'adresse mail
Exemple de rendu de la question de recueil de l’adresse mail

Enfin, pour n’afficher qu’une seule des deux questions selon le mode d’accès au questionnaire du répondant, nous avons besoin d’une variable de test et de filtres appliqués aux questions.

Vous êtes intéressé(e) par la solution décrite ici ? Contactez-nous pour des explications complémentaires sur sa mise en œuvre. Je me ferai un plaisir de vous répondre personnellement.


questionnaire-pro est la plate-forme logicielle d’enquêtes en ligne éditée par Questio, pour réaliser des questionnaires sur internet, les diffuser et collecter les réponses de façon autonome, directement sur internet (essai gratuit 30 jours). Questio propose également à ses clients un accompagnement et des prestations de service ou développements sur-mesure.

A propos de Françoise Lafont

Cofondatrice de Questio (éditeur du logiciel questionnaire-pro), consultante et formatrice, je partage dans ce blog mes connaissances théoriques et pratiques dans le domaine des enquêtes et sondages en ligne, auto-diagnostics numériques et protection des données (RGPD).

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