L’entrée en application du règlement européen sur la protection des données (RGPD) a remis sous les feux de l’actualité la problématique de la durée de conservation des données d’enquête. Voici comment nous traitons ce sujet chez Questio.
Ce n’est bien sûr pas la seule raison de définir des règles de purge des données recueillies dans le cadre des enquêtes et sondages. Mais il est vrai qu’avec le règlement européen sur la protection des données (RGPD), la problématique de la durée de conservation de ces données est revenue sur le devant de la scène.
Le RGPD impose non seulement que les données personnelles collectées soient limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité poursuivie mais aussi que leur conservation ne dépasse pas une certaine durée. Cette durée doit être limitée à ce qui est nécessaire au regard de cette finalité.
Si l’enquête n’est pas complètement anonyme, les réponses obtenues par questionnaire sont concernées par cette règlementation européenne.
Que vous utilisiez un logiciel d’enquêtes interne à votre entreprise ou que vous fassiez appel à un prestataire ou une plateforme logicielle externe, soyez donc vigilant sur les conditions de conservation des données à caractère personnel.
Dans cet article, je vous explique comment cette problématique est prise en compte sur la plateforme questionnaire-pro :
- dans le cas des enquêtes contenant des données à caractère personnel
- puis dans le cas des autres données d’enquêtes (enquêtes anonymes)
questionnaire-pro, logiciel d'enquêtes édité par Questio
Plateforme logicielle 100% RGPD, solution développée et hébergée sur serveurs dédiés situés en France
1. Cas des enquêtes contenant des données à caractère personnel
Si des données à caractère personnel sont utilisées et/ou recueillies dans le cadre d’une enquête diffusée sur la plateforme d’enquêtes questionnaire-pro, le créateur doit impérativement définir une politique RGPD associée à cette enquête pour pouvoir la diffuser et recueillir des réponses.
Parmi les informations figurant dans la politique RGPD appliquée à l’enquête, se trouve notamment la durée de conservation des données de l’enquête. D’autres renseignements doivent également être complétés par le créateur de l’enquête de manière à remplir ses obligations d’information vis à vis des répondants.
Il est légitime que ce soit le concepteur de l’enquête qui détermine cette durée car c’est lui le responsable de traitement au sens de la règlementation européenne.
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En tant que fournisseur de solutions de recueil et de traitement de données de questionnaire, solutions développées et hébergées en France, Questio est un acteur impliqué dans la gestion de données à caractère personnel et à ce titre très attaché à leur protection.
Dans le strict respect des consignes données par nos clients, créateurs et responsables de leurs enquêtes, les données d’enquêtes sont effectivement supprimées de nos bases de données sur les serveurs de questionnaire-pro dès lors que la date limite de conservation est atteinte.
Les clients concernés reçoivent des notifications les avertissant de la suppression prochaine de leurs données d’enquête conformément aux politiques RGPD qu’ils ont eux-mêmes définies.
Ces notifications sont envoyées à J-8 de la date d’effacement automatique des données concernées.
Remarque
Compte tenu des durées définies par les clients de Questio, c’est en fin d’année 2020 que les premières enquêtes diffusées sur la plateforme questionnaire-pro après l’entrée en vigueur du RGPD sont arrivées au terme des durées de conservation.
Si ces données d’enquêtes ont été exportées, sous forme de fichiers MS-Excel par exemple, voire intégrées à d’autres logiciels ou chargées dans le système d’information du client, c’est de sa responsabilité d’effectuer de son côté les suppressions ou autres traitements nécessaires (anonymisation, pseudonymisation ou autre).
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2. Cas des autres données d’enquêtes (enquêtes anonymes)
Si l’enquête respect strictement l’anonymat des répondants, c’est-à-dire si la politique RGPD attachée à l’enquête ne mentionne pas de recueil ou traitement de données à caractère personnel, alors les règles suivantes s’appliquent :
- compte d’essai gratuit : les données d’enquêtes sont conservées 1 an après la date de fin de validité du compte
- compte payant ou abonnement : les données d’enquêtes sont conservées 3 ans après la date de fin de validité du compte ou 3 ans après la date de dernière connexion au compte, la plus récente des deux dates s’appliquant pour calculer la durée de conservation
De même que pour les enquêtes contenant des données à caractère personnel, les données d’enquêtes sont effectivement supprimées de nos bases de données dès lors que la date limite de conservation est atteinte (sans notification).
questionnaire-pro est la plate-forme logicielle d’enquêtes en ligne éditée par Questio, pour réaliser des questionnaires sur internet, les diffuser et collecter les réponses de façon autonome, directement sur internet (essai gratuit 30 jours). Questio propose également à ses clients un accompagnement et des prestations de service ou développements sur-mesure.
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