La conformité RGPD des enquêtes dans questionnaire-pro

Symbole européen de la protection des données sur un ordinateur© Mohamed Hassan (Pixabay)

La plateforme questionnaire-pro permet aux concepteurs d’enquêtes et sondages de définir une politique de protection des données personnelles associée à chaque enquête pour se mettre en conformité avec la réglementation européenne.


Si des données à caractère personnel sont utilisées et/ou recueillies dans le cadre d’une enquête diffusée sur la plateforme d’enquêtes questionnaire-pro, le créateur doit impérativement définir une politique RGPD associée à cette enquête pour pouvoir la diffuser et recueillir des réponses. Voyons dans cet article en quoi cela consiste.

questionnaire-pro, logiciel d'enquêtes édité par Questio
Plateforme logicielle 100% RGPD, solution développée et hébergée sur serveurs dédiés situés en France

La diffusion d’une enquête dans questionnaire-pro

Dans questionnaire-pro, diffuser une enquête est l’opération qui permet de générer le lien d’accès (URL) au questionnaire pour commencer à recueillir des réponses. Diverses options peuvent être définies à ce stade, notamment des options de présentation des questions à l’écran (logo, thème de présentation, barre de progression, etc.).

Avec l’entrée en application du règlement européen sur la protection des données (RGPD) le 25 mai 2018, un onglet supplémentaire intitulé RGPD est à compléter.

Rappel
En tant que concepteur d’une enquête ou sondage, dès lors que vous collectez ou utilisez des données à caractère personnel, vous êtes le responsable de traitement au sens du RGPD. Le fournisseur du logiciel d’enquêtes est votre sous-traitant, dans notre cas la société Questio, éditeur de questionnaire-pro.

Pour diffuser une enquête, son créateur doit faire un choix parmi les deux options proposées :

Onglet RGPD dans questionnaire-pro
Onglet RGPD dans les Propriétés de l’enquête, à compléter par le créateur du questionnaire avant diffusion

Cas n°1 : l’enquête est totalement anonyme (aucune donnée à caractère personnel)

Il s’agit du cas où les réponses au questionnaire n’incluent aucune donnée personnelle c’est-à-dire aucune donnée permettant d’identifier directement ou indirectement des personnes physiques. Les résultats de l’enquête sont anonymes et exploités à des fins statistiques uniquement.

Le fait de choisir cette option dans questionnaire-pro permet de poursuivre la diffusion de l’enquête sans autre formalité. En l’absence de recueil de données à caractère personnel, l’entrée en application du RGPD est sans impact.

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Cas n°2 : l’enquête utilise ou collecte des données personnelles

Ce deuxième cas recouvre deux situations :

  1. Des données permettant d’identifier directement ou indirectement des personnes physiques sont recueillies via le questionnaire. Par exemple le nom ou les coordonnées des répondants. Ou encore un ensemble de caractéristiques du répondant qui, croisées entre elles, permettent de l’identifier.

  2. Le module de gestion des invitations de questionnaire-pro est utilisé pour diffuser l’enquête par e-mail. Ce qui permet de facto d’identifier les répondants et de croiser leurs réponses avec les données.

Dans ces deux situations, le créateur de l’enquête doit remplir un formulaire dont les éléments sont repris pour alimenter une page d’informations que les personnes concernées peuvent consulter lorsqu’elles répondent au questionnaire.


Contenu du formulaire à remplir par le responsable du traitement

Lorsque le deuxième option est cochée dans l’onglet RGPD, il apparait un formulaire à compléter par le créateur de l’enquête. C’est la politique RGPD associée à l’enquête.

Ce formulaire comprend les rubriques nécessaires conformément à l’article 13 du Règlement Général sur la Protection des Données : “Informations à fournir lorsque des données à caractère personnel sont collectées auprès de la personne concernée” :

  1. Identification du responsable du traitement
  2. Finalité et base juridique du traitement
  3. Destinataires des données / Transfert de données hors UE
  4. Durée de conservation des données
  5. Exercice des droits des personnes concernées

Il appartient au concepteur de l’enquête (responsable du traitement des données personnelles) de compléter chacune des rubriques affichées.

IMPORTANT
Lorsque la date limite de conservation des données telle que définie dans la politique RGPD associée à une enquête est atteinte, les données de l’enquête sont effectivement supprimées des bases de données de questionnaire-pro.

En savoir plus sur la suppression des données d’enquêtes à l’expiration des durées de conservation


Concrètement pour les répondants, une page d’informations dédiées

Tous les questionnaires administrés via la plateforme questionnaire-pro affichent en pied de page, sur chaque écran question, différents liens qui permettent aux personnes interrogées :

  • de consulter la Charte d’utilisation de la plateforme logicielle ;
  • de signaler un abus en envoyant un e-mail à contact@questionnaire-pro.fr ;
  • et, si l’enquête n’est pas anonyme, de consulter les informations relatives à la Protection des données personnelles (à savoir la politique RGPD associée à l’enquête).

Voici un exemple :

Passation du questionnaire
Liens d’information en bas de chaque page du questionnaire
Informations RGPD pour les répondants
Informations affichées au clic sur ‘Protection des données personnelles’ en bas de page du questionnaire
Consentement RGPD
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Cas particuliers ne relevant pas du champ du RGPD

Le RGPD ne s’applique pas aux traitements de données à caractère personnel effectué par une personne physique dans le cadre d’une activité strictement personnelle ou domestique. Cette option est proposée dans questionnaire-pro. Si elle est choisie, l’enquête sera diffusée sans la page d’informations sur la protection des données personnelles.

Cela dit, je recommande aux étudiants, et plus généralement à tous les créateurs d’enquêtes qui ne sont pas des personnes morales, de préciser dans le message introductif du questionnaire dans quel cadre et dans quel but ils recueillent les données. Indépendamment de la règlementation en vigueur, ces informations sont destinées à rassurer les personnes interrogées et à les inciter à répondre au questionnaire.

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Le RGPD ne s’applique pas non plus si ni le créateur de l’enquête ni les personnes ciblées ne se trouvent sur le territoire de l’Union Européenne. Ce cas est également prévu dans questionnaire-pro et, comme précédemment, l’enquête sera diffusée sans la page d’informations sur la protection des données personnelles.

Remarque
Si un créateur d’enquête situé hors Union Européenne a le moindre doute sur la citoyenneté des personnes susceptibles de répondre à son questionnaire (via un partage sur le Web par exemple), il est vivement recommandé de prendre les quelques instants nécessaires pour compléter la page RGPD. Au pire, il vaut mieux que cette page d’information ne serve à rien plutôt que de ne pas afficher les informations requises pour les citoyens européens.


questionnaire-pro est la plate-forme logicielle d’enquêtes en ligne éditée par Questio, pour réaliser des questionnaires sur internet, les diffuser et collecter les réponses de façon autonome, directement sur internet (essai gratuit 30 jours). Questio propose également à ses clients un accompagnement et des prestations de service ou développements sur-mesure.


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A propos de Françoise Lafont

Cofondatrice de Questio (éditeur du logiciel questionnaire-pro), consultante et formatrice, je partage dans ce blog mes connaissances théoriques et pratiques dans le domaine des enquêtes et sondages en ligne, auto-diagnostics numériques et protection des données (RGPD).

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