Comment migrer d’une enquête papier à internet ?

Illustration des économies réalisées en abandonnant les questionnaires papier© Steve Buissinne (Pixabay)

Vous avez du mal à croire qu’il existe encore aujourd’hui des enquêtes réalisées sur des questionnaires papier ? Pourtant, c’est vrai, des clients font régulièrement appel aux services de Questio pour basculer leurs enquêtes papier sur notre plateforme questionnaire-pro. Dans cet article, informations pratiques et retours d’expérience.

Oui, encore aujourd’hui, il existe des entreprises, associations ou organisations de divers types qui continuent de conduire leurs enquêtes avec des questionnaires papier. Qu’est-ce qui caractérise ces enquêtes ? Souvent ce sont des enquêtes récurrentes (enquêtes annuelles par exemple). En général, les personnes ciblées sont clairement identifiées : clients, adhérents, partenaires, etc. Enfin, dans la plupart des cas, le dispositif en place est bien rôdé même s’il est jugé lourd et un peu archaïque.

Lorsque des organisations de ce type contactent Questio ou testent la plateforme questionnaire-pro, le désir de digitaliser les questionnaires est manifeste mais la migration vers une solution web suscite des craintes, ou à tout le moins quelques appréhensions. Franchement, un accompagnement est souvent indispensable.

Si, vous aussi, vous êtes dans cette situation, je ne peux que vous encourager à franchir le pas et à découvrir comment les enquêtes en ligne peuvent améliorer votre processus de collecte de données de manière significative. N’hésitez pas à me contacter pour une réponse personnalisée, adaptée à votre situation.

questionnaire-pro, logiciel d'enquêtes édité par Questio
Solution SaaS d’enquêtes en ligne conçue pour être utilisée de façon autonome

J’ajoute une chose importante : non seulement le processus de recueil et d’analyse des réponses est amélioré mais aussi, la plupart du temps, le taux de participation à l’enquête, autrement dit le nombre de répondants. Un double effet vertueux !

Dans cet article, je vais commencer par quelques rappels sur les principales raisons d’opter pour une enquête en ligne. Puis je vous parlerai de deux expériences concrètes de bascule d’une solution papier vers une solution internet, l’une en B2B (Business-to-Business), l’autre en B2C (Business-to-Consumer).

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Principaux atouts des enquêtes en ligne

Au fil des années, j’ai écrit plusieurs articles dans ce blog qui présentent les avantages des enquêtes en ligne. En voici une nouvelle liste d’après mon inspiration du jour (je vous invite à la commenter et pourquoi pas à la compléter via la rubrique commentaires en bas de page) :

  • Accessibilité instantanée

    Par leur facilité d’accès, les enquêtes en ligne simplifient la vie des répondants, qui peuvent remplir les enquêtes où qu’ils soient, dès lors qu’ils ont une connexion Internet.

  • Économies de temps et d’argent

    L’utilisation d’enquêtes en ligne réduit les coûts liés à l’impression et à la distribution de questionnaires papier. De plus, cela permet de gagner du temps au niveau logistique, notamment en éliminant la nécessité de saisir manuellement les réponses.

  • Avantage environnemental

    La réduction de l’utilisation de papier et d’autres ressources matérielles contribue à une approche plus durable, plus responsable.

  • Analyse facilitée

    La capacité des enquêtes en ligne à générer rapidement des rapports et des graphiques permet d’automatiser le traitement des données. Il devient possible d’obtenir des informations exploitables en temps réel.

  • Personnalisation et interactivité

    Les multiples possibilités de programmation des questionnaires en ligne permettent une personnalisation plus poussée des questions et des réponses en fonction du comportement du répondant, ce qui améliore l’engagement.

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La liste des atouts des enquêtes en ligne continue, en voici d’autres :

  • Sécurité des données

    Les plateformes d’enquêtes en ligne, comme questionnaire-pro, mettent en place des mesures de sécurité pour protéger les données de leurs utilisateurs, dans le respect du RGPD pour les plateformes basées en Europe.

  • Collecte de réponses en temps réel

    La capacité à collecter des réponses en temps réel rend possible une prise de décision plus rapide.

  • Mise à jour facile

    En cas d’erreur ou d’oubli critique, le questionnaire en ligne peut être mis à jour rapidement et facilement, sans avoir à rappeler les questionnaires déjà distribués.

  • Utilisation de périphériques mobiles

    La possibilité de collecter des données à l’aide de smartphones et de tablettes peut s’avérer particulièrement utile pour les enquêtes sur le terrain ou en mobilité.

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Enfin, un dernier atout si vous choisissez de travailler avec une société comme la nôtre ! Questio apporte à ses utilisateurs un accompagnement personnalisé et un support utilisateurs pour aider ses clients à migrer de l’enquête papier à l’enquête en ligne. C’est loin d’être négligeable.

Voyons maintenant deux exemples concrets de bascule d’une solution papier vers une solution internet, le premier en B2B, le second en B2C.


En business to business, le temps c’est de l’argent

Dans le cas des enquêtes réalisées en B2B, les deux arguments clés pour migrer du papier à internet sont l’efficacité et le gain de temps.

Les entreprises ont besoin de recueillir des données rapidement et de commencer à les analyser presque instantanément. Cela peut accélérer la prise de décision, ce qui est toujours utile et peut devenir essentiel dans un environnement commercial concurrentiel. Parallèlement, en B2B, les répondants sont aux aussi des professionnels soumis aux mêmes contraintes économiques, répondre à un questionnaire doit leur prendre le moins de temps possible.

Les projets de digitalisation de questionnaires B2B que nous avons traités chez Questio émanent principalement d’organisations professionnelles ou sectorielles. Une fédération professionnelle est en effet amenée à recueillir des informations sur les activités ou les pratiques de ses adhérents ou affiliés, sur son secteur d’activité ou géographique, pour représenter la profession ou promouvoir son évolution.

Je prends ici l’exemple d’un de nos clients, la fédération nationale d’une branche professionnelle, qui interroge chaque année ses ressortissants sur leurs pratiques salariales et sociales, dans le but de préparer les négociations annuelles sur la convention collective de la branche :

B2B

Quelle est la situation de départ ?

Jusqu’en 2021, les questionnaires étaient diffusés sous la forme d’un document PDF envoyé par e-mail, charge aux participants de retourner les questionnaires imprimés et complétés, par courrier postal. On parle dans ce cas de questionnaires auto-administrés.

Évidemment, ces questionnaires papier devaient ensuite être saisis, en l’occurrence dans un tableau MS-Excel, pour produire les statistiques attendues. Une charge de travail lourde et susceptible de générer des erreurs…

Comment le projet de digitalisation a-t-il été conduit ?

Précisons tout d’abord que le projet s’est étalé sur deux ans, 2022 étant une année de transition où les questionnaires papier ont été maintenus en parallèle de leur nouvelle version digitale. En 2023, la bascule a été 100% effective.

Questio a apporté son savoir-faire en matière de rédaction et programmation des questionnaires web pour proposer :

  • un questionnaire fluide et personnalisé en utilisant notamment des questions filtre pour qualifier les répondants et ne leur poser ensuite que les questions qui les concernent
  • des formats de questions permettant de recueillir des données quantitatives fiables : quantités avec contrôle de cohérence de somme (sur somme variable) et balisage des réponses

Le bilan est très positif pour notre client.

En 2023, on comptabilise un nombre de répondants jamais atteint dans le passé. Les résultats ont été publiés avec plusieurs mois d’avance par rapport aux années antérieures et, au final, la profession est extrêmement satisfaite des économies réalisées et du gain de temps.

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Pour les consommateurs, priorité à la facilité d’accès à l’enquête

Dans un contexte B2C, l’argument des économies de temps et d’argent joue aussi mais souvent il est précédé d’une autre argument : la facilité d’accès pour les consommateurs.

Il est plus facile aujourd’hui de répondre à un sondage en ligne depuis n’importe quel appareil avec une connexion internet, typiquement un smartphone, que de remplir un questionnaire papier qu’il faut ensuite déposer dans un endroit précis ou expédier par la Poste.

Qui dit facilité d’accès dit potentiellement davantage de réponses !

Donc de meilleures informations pour prendre des décisions. Ainsi, c’est principalement dans le but d’augmenter le taux de réponse à son enquête de satisfaction que nous avons été sollicités par le gestionnaire d’un grand site touristique de l’ouest de la France :

B2C

Quel est le contexte ?

Chaque année, pendant toute la saison estivale, l’établissement public en charge de la gestion du site mesure la satisfaction des visiteurs, par le truchement de questionnaires papier distribués avec les tickets d’entrée, à compléter et à déposer dans une urne à la sortie.

Pour des raisons diverses assez évidentes (oubli, papier égaré, etc.), le taux de réponse observé avec ce dispositif est assez faible, de l’ordre de 2%. Par ailleurs, l’échantillon ne fait l’objet d’aucun contrôle, les questionnaires ne sont parfois que partiellement complétés, certains questionnaires sont inexploitables.

Nos conseils pour la migration d’une enquête de ce type du format papier vers internet ?

Pas grand chose à vrai dire, tant les avantages semblent évidents :

  • pour la population ciblée, aucun frein à lever (au contraire, les visiteurs commençaient à trouver qu’un questionnaire papier faisait un peu archaïque !)
  • en améliorant l’expérience répondant par une présentation agréable, voire dynamique, et la personnalisation de son déroulé, le questionnaire en ligne favorise l’engagement des participants et les données recueillies sont plus riches
  • de plus, évidemment, l’exploitation des réponses est grandement facilitée, pas de saisie des questionnaires à prévoir, ce qui représente une économie appréciable et des risques d’erreurs en moins
  • la consultation des résultats en temps réel permet davantage de réactivité si un problème quelconque est détecté au cours de la période
  • enfin, il faut mentionner l’aspect écologique de la transition vers l’enquête en ligne : moins de papier utilisé signifie une empreinte environnementale réduite, ce qui est un argument convaincant pour de nombreux consommateurs et aussi un bénéfice en terme d’image pour la structure

Le bilan de la bascule vers un questionnaire en ligne est donc très positif à ce stade (à la date où j’écris ces lignes, les résultats de fin de saison ne sont pas encore connus mais ce sera confirmé sans aucun doute).

Pour être parfaitement transparent, j’ajoute qu’un effort particulier a dû être fait au niveau de la communication visiteurs : affichage, QR codes sur les billets d’entrée et brochures diverses, briefing du personnel d’accueil, sans oublier la mise à jour sur le site web. Un travail à ne jamais négliger.

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questionnaire-pro est la plate-forme logicielle d’enquêtes en ligne éditée par Questio, pour réaliser des questionnaires sur internet, les diffuser et collecter les réponses de façon autonome, directement sur internet (essai gratuit 30 jours).

Questio propose également à ses clients un accompagnement et des prestations de service ou développements sur-mesure pour les enquêtes, sondages et auto-diagnostics digitaux.


Pour toute question d’ordre général, vous pouvez utiliser l’espace de commentaire ci-dessous. Pour des questions sur un projet précis, veuillez de préférence nous contacter pour obtenir une réponse personnalisée.

A propos de Françoise Lafont

Cofondatrice de Questio (éditeur du logiciel questionnaire-pro), consultante et formatrice, je partage dans ce blog mes connaissances théoriques et pratiques dans le domaine des enquêtes et sondages en ligne, auto-diagnostics numériques et protection des données (RGPD).

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