La méthode est simple et efficace, il s’agit d’envoyer un e-mail à la liste des contacts que vous ciblez pour les inviter à répondre à votre questionnaire. Le véritable enjeu : un message d’invitation motivant !
Pour diffuser votre enquête en ligne, un des moyens les plus efficaces consiste à envoyer un courrier électronique à une liste pré-établie de contacts (vos clients, vos partenaires, les abonnés à votre newsletter…) et à les inciter à cliquer sur le lien pour répondre à votre questionnaire.
Il faut évidemment que le message soit le plus motivant possible pour que les personnes sollicitées répondent !
Le message d’invitation remplace la présentation effectuée par l’enquêteur (enquêtes par téléphone ou en face à face) et remplit les mêmes fonctions :
- présenter l’enquête aux répondants
- valoriser les réponses qu’ils vont apporter
- indiquer la durée prévisible du questionnaire
- préciser comment les réponses seront traitées (anonymement ou non)
- signer, remercier et apporter le cas échéant d’autres informations utiles
questionnaire-pro, logiciel d'enquêtes édité par Questio
Gestion des envois de questionnaires par e-mail, délivrabilité optimale grâce à une solution adaptable
Présentation de l’enquête, ses objectifs, son commanditaire
Il s’agit de présenter le thème de l’enquête, ses objectifs et par qui elle est réalisée. Dans le message d’invitation, donnez des indications sur le sujet traité par des formules du type :
Ce questionnaire a pour objet de…
Cette étude s’intéresse à…
On conseille toutefois de ne pas être trop précis sur la finalité exacte de l’enquête car cela peut parfois biaiser les réponses par la suite. Par exemple, si l’enquête porte sur une nouvelle marque de café équitable, il vaut mieux dire simplement : Ce questionnaire porte sur la consommation de café. Cela attirera tous les amateurs de café sans exception et vous aurez une idée plus juste de la part de marché réelle du café équitable.
Restituer un autodiagnostic à la fin du questionnaire ?
Le module développé par Questio complète le logiciel questionnaire-pro pour générer des auto-diagnostics personnalisés.
Valorisation des répondants
Mettez en avant dans le message d’invitation l’importance des réponses et la valeur des informations que vous allez récolter. Vous pouvez utiliser des formules comme :
En tant que client votre avis nous intéresse.
Grâce à vos réponses, nous obtiendrons des renseignements importants qui nous permettront d’adopter des solutions efficaces pour…
Si vous recherchez un profil particulier de répondants, précisez-le également à ce stade :
Cette enquête concerne…
Ce questionnaire est destiné à…
Durée du questionnaire
Donnez la durée du questionnaire, même indicative, dans le message d’invitation. Dites par exemple :
Ce questionnaire vous prendra de 3 à 5 minutes.
Il vaut mieux spécifier une durée ou une fourchette de durée plutôt que d’être vague, ceci de manière à ce que l’internaute puisse réellement évaluer le temps nécessaire pour y répondre. Cela évitera des abandons par la suite.
Dans le logiciel questionnaire-pro, nous affichons systématiquement la durée de passation du questionnaire lorsque vous êtes en mode test. Cette information vous aide à évaluer la durée à annoncer aux répondants.
Mention de l’anonymat des réponses ou non
Si vous faites un véritable sondage et ne collectez aucune donnée personnelle, expliquez dans votre message d’invitation que l’anonymat des réponses est garanti et que les données recueillies ne sont utilisées qu’à des fins statistiques. Cela rassure !
A l’inverse, si vous collectez des données à caractère personnel, précisez pour quelle finalité et rappelez a minima les modalités d’accès et de rectification.
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Signature, remerciements, autres informations utiles
Pour finir, je vous recommande de signer le message de votre nom et/ou de celui de votre société, ceci pour humaniser la relation avec le répondant, et de proposer un mode de contact en cas de question.
Il peut être utile de préciser la date limite pour répondre à l’enquête. Dans ce cas, il est souhaitable d’envoyer un message de relance peu avant cette date limite.
A la fin de l’enquête, il est possible d’envoyer un message pour remercier les répondants mais ce n’est pas obligatoire, tout dépend des relations entre le concepteur de l’enquête et les personnes interrogées (clients, partenaires ou… internautes anonymes). Un simple merci sur la dernière page du questionnaire peut suffire.
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Si un incentive (cadeau, bon de réduction…) est associé à l’enquête, le message de remerciement se confond avec l’envoi de la récompense.
