Lorsqu’il s’agit de mener une enquête, que ce soit pour mieux comprendre un marché, évaluer la satisfaction des clients, ou analyser un problème particulier, la réussite de votre projet repose en grande partie sur la qualité de votre cahier des charges.
Un cahier des charges bien conçu vous permet de consulter des prestataires potentiels, par exemple dans le cadre d’un appel d’offres, ou de solliciter un prestataire présélectionné, en ayant la garantie de recevoir en retour des propositions commerciales pertinentes et adaptées à vos besoins.
Dans cet article, nous allons explorer les différentes composantes d’un cahier des charges et vous donner des conseils pour le rédiger de manière efficace.
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Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Avant de plonger dans les détails, définissons ce qu’est un cahier des charges. Ce terme est employé dans de très nombreux domaines : en informatique mais aussi dans le bâtiment et les travaux publics, l’ingénierie, la fabrication de produits, le marketing et la communication, l’événementiel, etc.
Dans tous ces domaines, un cahier des charges est un document qui énonce les spécifications, les objectifs, les contraintes et les attentes liés à un projet, un produit ou un service.
S’agissant plus précisément les enquêtes et sondages, ou tout projet d’étude qualitative ou quantitative, les principales composantes du cahier des charges sont :
- la problématique, replacée dans son contexte, la cible, les objectifs, la finalité
- les modalités pratiques et les ressources disponibles ou à mobiliser
- les attendus et/ou livrables à fournir
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Examinons les différentes parties à intégrer à ce document appelé cahier des charges :
1. Problématique
La première étape consiste à définir le problème qui justifie le lancement de l’enquête. Il doit être formulé de manière à ce que même quelqu’un qui n’est pas de votre métier puisse comprendre.
Cette section essentielle du cahier des charges doit préciser :
La ou les cibles
Autrement dit, quelle est la population qui fait l’objet de l’étude ? Il convient de préciser le maximum d’informations spécifiques sur les cibles, telles que la disponibilité de données statistiques, la segmentation éventuelle, l’existence d’une base de sondage, etc.
Les objectifs de l’étude et sa finalité
Quelles sont les questions à poser ou, plus généralement, les informations à rechercher pour répondre à la problématique et prendre des décisions éclairées ? Quel est le degré de précision attendu au regard de l’enjeu de l’étude ?
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2. Modalités pratiques et ressources
Cette section du cahier des charges doit inclure toutes les informations utiles pour qu’un prestataire puisse proposer une solution efficace :
Questionnaire déjà réalisé ou à construire
Indiquez si un questionnaire existe déjà, ne serait-ce qu’au stade d’ébauche, ou s’il doit être élaboré. Si le questionnaire doit être multilingue, c’est un point important à préciser.
Constitution d’un échantillon
En fonction des modalités de contact envisagées et de l’existence ou non d’une base de sondage nominative, précisez s’il y a lieu vos attentes au niveau de l’échantillonnage. Généralement, c’est le prestataire qui élabore une proposition méthodologique pour constituer l’échantillon.
Ressources internes, expertises, compétences
Quelles sont les compétences disponibles en interne pour l’enquête ? S’il y en a, le prestataire n’est pas forcément mobilisé sur toutes les phases du projet.
Mentionnez les parties prenantes concernées par le projet. Il peut y avoir des procédures de validation spécifiques à prendre en compte, par exemple la consultation des instances dans le cadre d’une enquête auprès des salariés.
Éléments relatifs au calendrier
Quand l’enquête doit-elle être menée ? N’oubliez pas de spécifier le cas échéant les autres dates clés. Selon l’importance du projet, une phase pilote ou un pré-test peuvent être à prendre en compte.
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3. Attendus et livrables
La clarté et la précision dans la spécification de ces deux aspects sont essentielles pour assurer le succès du projet et la satisfaction de toutes les parties prenantes :
Les attendus (résultats souhaités)
Décrivez ici ce que vous espérez accomplir à la fin du projet, sans entrer dans les détails spécifiques des éléments concrets à fournir. Les attendus sont principalement orientés vers les résultats et les objectifs à atteindre.
Par exemple, les résultats d’une enquête menée auprès de la clientèle doivent permettre d’élaborer un plan d’actions pour améliorer la satisfaction client.
Les livrables
Ce sont les éléments concrets, principalement des rapports ou documents, qui doivent être fournis.
Typiquement pour une enquête, précisez si vous souhaitez obtenir :
– les données brutes ou retravaillées pour traiter et analyser vous-même les réponses,
– un rapport d’enquête commenté, assorti ou non de préconisations, avec ou sans présentation orale.
Il est important de noter que le contenu précis d’un cahier des charges dépend de la nature du projet et de la quantité d’informations nécessaires pour décrire de manière complète et précise les objectifs, les exigences et les contraintes.
Le cahier des charges peut aussi être assez différent en fonction du type de prestation recherchée :
– Si vous faites appel à un cabinet d’études, c’est ce cabinet qui va prendre en charge l’analyse de la problématique exposée, définir la méthodologie de collecte des données et traiter les résultats jusqu’à fournir des préconisations stratégiques ou opérationnelles.
– Si vous optez pour un prestataire de services plus spécifique comme Questio qui met à la disposition de ses clients la plateforme logicielle questionnaire-pro et les accompagne dans la mise en oeuvre du projet dans un esprit de co-construction, il convient de spécifier clairement ce que vous attendez du prestataire et ce que vous prenez en charge.
Enfin, la longueur d’un cahier des charges varie selon l’importance du projet d’enquête ou sondage : relativement court (quelques pages) pour un projet simple, plusieurs dizaines de pages pour un projet complexe. Dans tous les cas, le document doit être suffisamment détaillé pour guider efficacement le projet, mais pas au point de le rendre excessivement complexe.
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Le module développé par Questio complète le logiciel questionnaire-pro pour générer des auto-diagnostics personnalisés.
La création d’un cahier des charges efficace
Pour finir, maintenant que nous avons vu l’importance d’un cahier des charges et ce qu’il doit contenir, voici quelques conseils pour créer un cahier des charges efficace :
- Définissez clairement votre objectif : Soyez précis sur ce que vous attendez de l’enquête. Plus vos objectifs sont clairs, plus il sera facile de mettre en œuvre la solution la plus adaptée et la plus pertinente.
- Identifiez vos cibles : Décrivez en détail la population à étudier, en incluant des informations sur la segmentation si nécessaire.
- Pensez à la méthodologie : Expliquez comment vous souhaitez que l’enquête soit menée, que ce soit par téléphone, en ligne, ou par d’autres moyens. Précisez si un contrôle des répondants doit être mis en place.
- Définissez un calendrier : Indiquez les dates importantes, notamment la date de début de l’enquête et la date limite de livraison des résultats.
- Précisez les attentes : Soyez clair sur ce que vous attendez du prestataire ou de votre équipe interne si c’est le cas.
- Assurez-vous de la flexibilité : Laissez de la marge de manœuvre pour les ajustements potentiels, car les enquêtes peuvent parfois révéler des défis imprévus.
- Consultez des experts si nécessaire : Si vous n’êtes pas familier avec la création de cahiers des charges, n’hésitez pas à demander l’avis de professionnels ou de collègues expérimentés.
Un cahier des charges bien élaboré est la clé du succès de votre enquête. Il permet de s’assurer que tout le monde comprend les objectifs, les méthodes et les attentes. Cela garantit une enquête efficace et des résultats pertinents pour prendre des décisions éclairées.
Alors, prenez le temps de construire un cahier des charges béton, et vous serez sur la voie du succès dans vos enquêtes.
questionnaire-pro est la plate-forme d’enquêtes en ligne développée et hébergée en France par Questio, pour programmer des questionnaires sur internet, collecter et exploiter les réponses de façon autonome et automatisée (logiciel de type SaaS, essai gratuit 30 jours).
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Pour toute question d’ordre général, vous pouvez utiliser l’espace de commentaire ci-dessous. Pour des questions sur un projet précis, veuillez de préférence nous contacter pour obtenir une réponse personnalisée.
Je vous remercie beaucoup, Françoise, pour ces informations qui m’ont toujours été d’une grande utilité.
C’est moi qui vous remercie, Anwarou, pour votre commentaire. Si les informations que j’apporte dans ce blog sont utiles aux créateurs d’enquêtes, encore novices ou plus expérimentés, alors mon but est atteint !